Вы можете сформировать
годовой отчет прямо сейчас?

Достоверность данных

Контроль правила двойной записи в Ultima ERP осуществляется на уровне ядра. Даже программист не в состоянии нарушить или обойти это правило. Если у вас ежемесячно проводятся миллионы документов, ваш актив всегда сходится с пассивом. В профессиональной среде достаточно широко известен тот факт, что в 1С, когда объем транзакций превышает определенный уровень, контроль этого правила умышленно отключается, иначе система начинает мощно тормозить.
А Ultima ERP — нет, проверено на 2000 пользователей.

"Модульность"

Традиционно в ERP-системах "модульность" реализована следующим образом. Есть «Товарный модуль», «Финансовый модуль» и так далее (в постсовковых системах это что-то типа «АРМ кладовщика», «АРМ руководителя» и далее по списку).

Для чего? В первую голову — в маркетинговых целях.
Сиречь для развода на пущее бабло.
Например, чтобы в течение цветочно-конфетного периода охмурения клиента иметь возможность петь песни в стиле «Вот купите складской модуль, он всего 70 килоевро стоит, а потом финансовый докупите когда подрастете». В итоге клиенту приходится докупать "модуль" за "модулем", но он уже на крючке. А первоначальный бюджет внедрения вроде бы не выглядел пугающе.

Эффект такого подхода к системной архитектуре примерно следующий: финансисты могут запросто изменить суммовые остатки складов
БЕЗ РЕАЛЬНОГО ДВИЖЕНИЯ ТОВАРА. То есть ни приходов, ни расходов, ни любых других товарных операций не было, а сумма склада волшебным образом изменилась.
Расписывать далее к чему это приводит в плане актуальности и достоверности учета, надеемся, не требуется.

В Ultima ERP подобные финты невозможны по определению. Вся система учета построена вокруг концепции интегрированных и согласованных данных, что контролируется ядром платформы, и изменения состояний учетных регистров (счетов — в бухгалтерской транскрипции) могут порождаться исключительно документами движений реальных ценностей — товаров либо денег.

Никаких "модулей".
Клиент сразу получает полный функционал системы, покупая стандартные лицензии согласно прозрачной политике лицензирования. Плюс, постоянно обогащаемый функционал через бесплатно поставляемые обновления.

Формы управленческой отчетности строятся одной кнопкой

В любой момент вы можете получить баланс предприятия или отчет о прибылях и убытках на нужную дату. Техническим специалистам, работающим с большими и сверхбольшими базами данных, возможно будет интересен тот факт, что в Ultima ERP служба расчета отчетов, занимающаяся постобработкой выборки с СУБД, может быть вынесена на отдельный сервер(-а) для распределения нагрузки и масштабируемости. Данные при этом могут считываться с резервного standby-сервера, освобождая таким образом основной сервер БД для проведения real-time транзакций.

Кстати, сколько времени в вашей компании занимает процесс подготовки хотя бы просто ежемесячной отчетности — после закрытия месяца? В пределах недели — уже выдающийся результат.

HR-учет базируется на организационной структуре предприятия, отражаемой в системе в виде дерева. Это дерево определяет схему взаимодействия и подчинения филиалов, отделов и конкретных сотрудников.

В полной мере поддерживаются различные варианты матричных оргструктур. В частности, наиболее часто встречающаяся двумерная матрица, когда в компании параллельно действуют две линейки подчинения — административная (по территориям) и функциональная — по компетенции. Например, руководитель менеджеров по продажам филиала административно подчиняется директору последнего, а в разрезе компетенций (технологии работы с клиентами, форматы коммерческих условий и прочее) — коммерческому директору штаб-квартиры.

Что это дает? Например:
1. Четко отлаженный процесс оплат с минимальными потерями времени со стороны сотрудников. Все заявки на оплату автоматически находят своих подписантов, определенных организационной структурой. У вас поменялся финансист или директор филиала? — пара кликов в кадровом отделе, и заявки на согласование платежа приходят уже новому сотруднику. Ни единого разрыва в операционной деятельности. Причем в результате действий кадровиков новому сотруднику автоматически назначаются права в системе, соответствующие его должности, а у старого отнимаются (или меняются в случае перевода на другую должность).
Копеечная экономия? Попробуйте просуммировать стоимость внутреннего бардака в целом по компании.

Естественно здесь речь идет не только о заявках на оплату, но и о любом документе системы (договоре, платежной ведомости сотрудникам, заявке на набор персонала, бюджете и прочее).

2. Железобетонный контроль затрат. Каждый отдел имеет право тратить деньги акционеров исключительно в рамках заданного бюджета и закрытого перечня статей затрат. И то, и другое может задаваться отдельно для каждого подразделения/территориальной единицы.

3. Мгновенное получение информации о текучке или планируемых изменениях в штате.

4. Введение формул расчета заработной платы сотрудников на основании KPI, определяемых для каждой должности (оклад для уборщицы — случай вырожденного KPI). Зарплата всем сотрудникам предприятия рассчитывается и начисляется нажатием одной кнопки.
Сколько бухгалтеров-расчетчиков и человеко-часов ежемесячно тратится на эту совершенно заурядную процедуру в вашей компании?

Платежный календарь, вероятно, составляют девочки из бухгалтерии в Excel? В случае внедрения Ultima ERP этим девочкам чертовски не повезет — система заточена на всемерное сокращение народонаселения компаний как раз за счет подобного персонала.

В Ultima ERP платежный календарь строится автоматически на основании текущих остатков по кассе и расчетным счетам, плана закупочных и операционных платежей (в плане учитываются и ежемесячные выплаты заработной платы), а так же прогноза поступления денежных средств, который система генерирует самостоятельно.

Бюджетирование

Бюджетирование — обычно больная тема для отечественных предприятий. Как минимум, чрезвычайно бюрократизированный и в силу растянутости по времени малоосмысленный процесс с точки зрения операционной применимости. В массе случаев бюджет принимается задним числом — так же как и планы в совковую эпоху. В общем, бюджет ради наличия бюджета, иначе вроде как не круто получается.

А вот как бюджетный процесс реализован в Ultima ERP.

При составлении общего бюджета затрат предприятия бюджет ФОТ автоматически рассчитывается на основе формульных данных из кадровой структуры и планируемого изменения штата.

Прочие затраты по подразделению планируются руководителем подразделения — по перечню своих статей затрат.

Бюджетный процесс строится на принципе «снизу-вверх». Планирование бюджетов затрат начинается с самых мелких структурных единиц, бюджет следующего более крупного подразделения складывается из бюджетов сводных бюджетов подчиненных отделов плюс свои статьи затрат.
И так до самого верха.

После формирования первой версии бюджета начинается процесс утверждения. Маршрут утверждения бюджета напрямую связан с матрицей подчинения, с помощью которой определяется последовательность руководителей, утверждающих бюджет.

При использовании матричной оргструктуры утверждение бюджета происходит в двух измерениях: вначале директорами филиалов утверждаются бюджеты своих филиалов, затем происходит функциональное согласование: например, директор по логистике утверждает сводный бюджет всех складов и отделов логистики всех филиалов, или директор по продажам — сводный бюджет по всем отделам продаж всех филиалов и т.д.

В итоге высший исполнительный орган компании утверждает бюджет
затрат предприятия.

Задачей информационной системы в данном случае является:
1. Минимизировать трудоемкость составления бюджета — система может сама подготовить первую версию на основании статистики и планируемых изменений в штате — руководителю требуется внести минимум ручных корректировок.
2. Сделать процесс согласования бюджета предельно прозрачным и БЫСТРЫМ. Всегда четко видно, на каком руководителе "зависло" согласование.

У руководителя любого уровня, включенных в бюджетный процесс, есть возможность отказать в утверждении, вручную исправив численные параметры по интересующим статьям затрат. Сводный бюджет этого уровня иерархии уезжает на декомпозицию по корпоративному дереву в противоположном направлении «сверху-вниз».

В итоге, когда сводный бюджет затрат компании утвержден, включается механизм контроля. Ни одна заявка на оплату не сможет быть сформирована, если по соответствующей статье бюджета возникло превышение. В этом случае необходимо будет согласовывать документ корректировки бюджета. Геморройно? Да. Но только так можно приучить ваших руководителей ответственно относиться к планированию ресурсов вашей компании.

Впрочем, по желанию клиента контроль может быть нежестким — при превышении лимита система дает проводить документы, но генерирует заданные бизнес-логикой перечень алертов SMS/e-mail.

Несколько слов о бухгалтерии

В реалиях разумно организованного российского бизнеса, бухгалтерия — это строго сервисное подразделение, генерирующее отчетность для фискальных органов.

Именно в такой парадигме тесном содружестве с 1С:Бухгалтерией и реализован блок официальной отчетности Ultima ERP.

Вот так, в общих чертах, у нас реализован финансовый учет.